AKTUÁLNĚ: Školíme prezenčně i online. Podmínky účasti na našich školeních najdete zde.
To pravé školení pro Vás
DomůNabídka kurzůŠkolicí prostoryO násAktualityČasopis Ad remKontaktyWEBINÁŘE (on-line kurzy) 736 216 375, 517 333 699 prihlasky@tsmvyskov.cz

Petra Nulíčková - Jak na zamítání kandidátů s "lehkostí"

12.3.2021


Výběrový proces je úspěšný jen pro ty, kterým nakonec putuje nabídkový dopis. Kolik to však je procent lidí z celkového počtu přihlášených do vaší firmy nebo na konkrétní pozici? U větších firem, které se pravidelně umisťují v rámci anket hodnotících nejlepší zaměstnavatele, může jít jen o 2 % vyvolených. Zbylým 98 % tak putuje e-mail s odmítnutím. To, jak se zachováte právě k těm 98 % velmi rozhoduje o tom, zda budete v náboru dlouhodobě úspěšní.

Employer branding není totiž jen o tom, jak vypadá vaše firma na sociálních sítích, jaké podporuje CSR aktivity nebo se se o ní píše na Atmoskopu, ale i o tom, jak se chová k zákazníkům. A zákazník HR je přece uchazeč o zaměstnání. Pravidla komunikace tak jsou vlastně stejná jako kdyby si šel nakoupit na e-shop. Rychlá, jasná a konkrétní. Pokud sedíte ve firmě, kde se vám hlásí velké množství lidí samo od sebe, máte pravděpodobně silný brand. Ten si však špatnou komunikací s kandidáty můžete poškodit. Především (ne)komunikací s těmi, kteří se vašimi kolegy nestali.
Pojďme si na začátek povědět, že hledání práce je pro většinu lidí ne příliš oblíbenou aktivitou. Ztráta zaměstnání a chození po pohovorech patří navíc mezi jedny z největších stresorů. Obzvlášť v této době, kdy došlo ke zvýšení nezaměstnanosti a proces hledání se tak lehce protáhne z měsíce na měsíců několik. Pamatujte na to, když sedíte jako HR nebo manažer na výběrovém řízení a myslete na to, i když kandidátovi/kandidátce posíláte e-mail ohledně toho, že do dalšího kola nepostupuje. Buďte lidští a férový, to druhá strana vždy ocení. Nikdy nevíte, kolikáté zamítnutí to pro druhou stranu.

Co vám pomůže dát zpětnou vazbu?
Během výběrového řízení mějte na paměti, že čím lepší strukturu celého procesu máte, tím rychleji vyberete vhodného jedince. A čím lepší máte zadání na začátku od manažera, tím lépe dokážete ověřit hledané kompetence a zároveň dát zpětnou vazbu těm, kterým nějaká zásadní kompetence chybí. Práci si usnadněte templaty pro job description, kde shrnete vaše požadavky a očekávání, ale také sepíšete pracovní náplň pozice, jak dlouhá je adaptace, jaké jsou výzvy na dané pozici nebo u vás ve firmě anebo také definujete, co jsou pro vás kritéria, přes které nejdete vlak. Příkladem – pokud ve firmě mluvíte pouze anglicky, angličtina je hlavní kritérium a když ji kandidát neumí, je pro něj bohužel tím, co jej z výběrového řízení vyřadí. V rámci zamítnutí stačí zmínit to, že bohužel angličtina v životopisu na A1, ale vy máte v inzerci, že interně mluvíte anglicky, a tak bohužel osobní setkání nebude. Je to relevantní a dobře pochopitelný důvod.
Osobně mám zásadu, že pokud neumím vyjádřit proč kandidát nemá postoupit dál, tak nemám ověřeno to, co o tom má rozhodnout a jde jen o můj pocit. Nechápejte mě špatně, i o pocity v náboru jde, ale ne v prvním kroku. A ne po přečtení životopisu, který nemusí být dobře strukturován a nemusí vždy obsahovat nejdůležitější informace. Kandidáti nejsou odborníci na psaní motivačních dopisů a životopisů, a tak k těmto dokumentům přistupujte jako k podkladům pro další jednání, ale ne jako k jedinému, co vám pomůže báječného kolegu/kolegyni najít. Ale to jsme již u toho, že musíte ověřit nějak jinak to, co hledáte. Tedy kompetence.

Jasně definované kompetence z job descriptionu (znalosti, dovednosti, schopnosti) vám pomohou jako neviditelné vodítko udržovat standard v rámci všech kol s různými kandidáty, ale i uchazeče mezi sebou porovnávat v různých dovednostech nebo znalostech. Časem navíc získáte jistý benchmark a dokážete předat zpětnou vazbu s větší lehkostí a jistotou, protože budete mít hmatatelná data. Tato kalibrace pak urychlí rozhodování i manažerům, kteří tak často na pohovory nechodí a bojí se, že sáhnou vedle. Díky datům, které na HR získáte, jim rozhodování můžete usnadnit. Ověřit si je navíc můžete různými metodami – telefonním pre-screeningem, úkolem nebo case study na doma, behaviorálními otázkami, role play a podobně.

Jak zpětnou vazbu dávat?
Dejme tomu, že máte kandidáty v různých částech výběrového řízení a postupně z nich vybíráte toho, kterému od vás dorazí nabídka. V ten moment však přichází i další věc a tou je zamítání těch kandidátů, kteří dále nepokračují. Jak na to?

Doporučuji se vžít do role hledajícího a zamyslet se nad tím, jak sami chcete feedaback dostat. Má to být písmeně nebo telefonicky? Máte jít do hloubky nebo stačí pár nejpodstatnějších bodů? A stojí vůbec o zpětnou vazbu? …

Všeobecně zpětnou vazbu čekáte co nejdříve po tom, co sami projevíte o pozici zájem. Podle mnohých průzkumů je skvělé ozvat se do 5 dnů po reakci na inzerát, a to ať v případě, že kandidát pokračuje do užšího výběru, tak v případě, že nesplňuje vaše očekávání a požadavky.
Zamítáte-li po preselekci životopisu, myslete na to, že ne každý si jej umí dobře napsat. Může se stát, že zamítnete někoho, kdo je ideální, ale nedokázal se prodat. Platí to i naopak – nádherný životopis neznamená brzkou nabídku. Vyzkoušejte uchazeči, místo zamítnutí po přečtení jejich profilu, zavolat a doptat se na podstatné informace nebo jim pošlete menší zadání na doma, které odhalí reálnou úroveň poptávaných kompetencí. V ruce tak budete mít relevantní důvody pro postup dál nebo naopak důvody proč dál společně výběrovým řízením nepůjdete.
K zamítání přímo po obdržení životopisu doporučuji pořádně projít daný životopis a napsat 2 nebo 3 konkrétní body, co vás k rozhodnutí vedlo. Vyhněte se frázi „dali jsme přednost jiným“ a podobně. A to obzvlášť pokud vám inzerát na kariérních stránkách už nějakou dobu visí. Hlásí se vám někdo bez zkušeností a vidíte, že by jeho životopis mohl vypadat o dost lépe? Zkuste mu doporučit nějakou z platforem na výrobu nového životopisu, který kandidáta lépe prodá. Milým doporučením můžete hledajícího potěšit a pomoci získat vysněnou práci.
Dorazili jste do 2. kola nebo jste nakonec ze 2 top kandidátů vybrali jen jednoho? Ideálně se opět vyhněte frázi „dali jsme přednost jiným uchazečům…“ a buďte konkrétní v tom, co vám chybělo, proč ne on/ona a co doporučujete vylepšit do budoucna. Určitě se vám to vrátí zpět, sama mám příkladů s happyendem minimálně 5. Po osobním setkání zvažte, zda není lepší uchazeči zavolat a předat zpětnou vazbu po telefonu než po e-mailu a to v těch případech, že setkáních bylo více a šlo o vyšší pozici. Telefonní kontakt je lepší i v případě, že se vám velmi špatně sepisuje feedback.
Když se rozhoduji, jakou cestou feedback předám, přemýšlím nad tím, jak bude pro druhou stranu stravitelnější a příjemnější. E-mail je kouzelný v tom slova smyslu, že nejste v přímé interakci s příjemcem a nezasáhne vás tak jeho prvotní reakce. A ta může být výrazná. Navíc při větším množství kandidátů dokážete poskytnout skrze e-mail zpětnou vazbu všem, a to během pár hodin a to pomocí šablon s vepsanými konkrétními důvody a doporučením do budoucna. Jestliže se rozhodněte pro telefonické předání zpětné vazby, připravte se na to, že druhá strana může reagovat jinak, než předpokládáte. Umět dát a přijmout feedback je jedna část HR práce. Ta druhá je i o tom umět ustát reakci na ni.
Nejste si jisti, zda druhá strana ocení vaše hodnocení a doporučení do budoucna? Zeptejte se jí. Možná vám to přijde zvláštní, ale několikrát se mi stalo, že kandidát o zpětnou vazbu nestál a s díky ji odmítl.
Na co ještě nezapomenout?
Mezi každým kolem výběrového řízení dodržujte termíny další reakce, na kterých jste se s kandidátem domluvili. Na datech v interní NPS se vám to vrátí v podobě kladného hodnocení. Vedle chybějící zpětné vazby je totiž velkým nešvarem i pomalá komunikace nebo nedodržování vzájemných dedladjnů. Pokud nestíháte, omluvte se. I krátký e-mail nebo telefonát s omluvou je zpětná vazba a druhá strana ji přijme. Není špatně, že se výběrové řízení o trošku natáhne, ale je špatně, když vás musí kandidát uhánět, aby se dozvěděl, že se natáhne.
Na závěr bych jen dodala, ať při náboru myslíte na to, že není všem dnům konec a to, že to jednou nevyšlo neznamená, že se nepotkáte s kandidátem znovu. S kým jste jednali lidsky a férově, vrátí se vám zpět nebo doporučí někoho vhodnějšího místo sebe. A to je na náboru ten nejlepší feedback pro vás.

Tipy a doporučení:
  • Mějte v inzerci jasné požadavky a vyhněte se všeobecným frázím, které nedefinují znalost, schopnost nebo dovednost.
  • Kromě toho, koho chcete do týmu a firmy si definujete i koho ne.
  • Nastavte výběrové řízení tak, abyste ověřili hledané vlastnosti, dovednosti a znalosti a zároveň využili vícero výběrových metod (úkol, case study, role play, …).
  • Hodnoťte kompetence a zjištěné informace, ne kandidáta jako člověka a nechte se zlákat nepodloženými domněnkami.
  • Pamatujte na to, že pro vás jde o desátý pohovor za týden, ale pro uchazeče třeba o jedinou zkušenost s firmou.
  • Upozorněte uchazeče předem, že zpětná vazba nemusí být vždy pozitivní a že ho může ranit.
  • Vytvořte si templaty pro zpětnou vazbu, bude pro vás snadnější ji pak napsat.
  • Vyhněte se klišé, nabídněte něco víc než jen automatický e-mail.
  • Buďte lidští, empatičtí a pokud můžete, doporučte kandidátovi něco, co mu pomůže jeho práci snů získat.

    Autor: Petra Nulíčková



Zpět

Kurzy související s tématikou článku: